Sistem Office Automation

Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor.

OA dimaksudkan untuk membentu pekerja sekretarial dan administrasi, tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.

Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka.
sumber : http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-makalah-tentang/kantor-virtual-office-automation
FUNGSIONALITAS OFFICE AUTOMATION
Berikut adalah fungsionalitas/fitur-fitur pada aplikasi OA:
1. Mengelola dokumen masuk (incoming document)þ
Dokumen yang masuk, baik elektronik maupun dokumen fisik (di-scan terlebih dahulu), akan diidentifikasi sesuai dengan pengkategoriannya dan diteruskan sesuai dengan bisnis proses atau alur kerja yang ditentukan.

2. Mengelola dokumen keluar (outgoing document)
Aplikasi OA menyediakan template yang terintegrasi dengan MS office bagi user untuk membuat dokumen keluar, seperti nota dinas, cuti, dll. Persetujuan dilakukan secara elektronis dengan digital signature dan time-stamp.

APLIKASI OFFICE AUTOMATION

Jenis-jenis Aplikasi Office Automation yang dapat dikembangkan di Lingkungan Pemerintahan antara lain:
1. Nota dinas
2. Disposisi
3. Permohonan cuti
4. Perjalanan dinas
5. Procurement (pelelangan)
6. Perizinan

KEUNTUNGAN LAIN OA
Berikut adalah benefit/keuntungan yang dapat diperoleh dari aplikasi OA:
1. Service Improvement
Peningkatan pelayanan terhadap pelanggan dan rekan bisnis dapat lebih ditingkatkan karena proses bisnis tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan secara otomatis/elektronis.

2. Revenue Improvement
Dengan aplikasi OA, kinerja/performansi SDM yang terlibat dalam alur kerja yang terkait dapat dimonitor serta waktu yang dibutuhkan dalam memproses suatu perkerjaan menjadi lebih cepat sehingga konsumen lebih kompetitif dalam menjalankan bisnisnya. Akibatnya akan pula meningkatkan revenue perusahaan.
3. Cost Reduction
Aplikasi OA dapat mengurangi biaya penggunaan kertas (paperless) dan beberapa alat-alat kantor lainnya yang masih seringkali diandalkan untuk proses penyetujuan permohonan karena semuanya dilakukan secara otomatis (electronic-driven).

4. SDM Improvement
SDM dapat lebih fokus pada proses bisnis, bukan pada bagaimana mengarsipkan dokumentasi.

Berikut adalah advantage/keunggulan aplikasi OA:
1. Dapat beroperasi secara WAN (terhubung mulai dari kantor wilayah sampai ke ranting)
2. Penyimpanan dan pengaksesan sumber informasi secara real-time online
3. Open system atau dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain, misalnya aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)
4. Aplikasi berbasis Web untuk kemudahan akses tanpa dihalangi oleh masalah waktu dan lokasi
5. Notifikasi dan reminder yang terintegrasi dengan mail system
6. Terintegrasi dengan form MS Office
7. Terintegrasi client data source dan server data source
sumber : http://ghea.blog.upi.edu/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: